Resmi yazışmalara standart

Bilgi ve belge alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde yürütülmesi amacıyla resmi yazışma kurallarını belirleyen belirleyen yeni bir yönetmelik yayımlandı

Bilgi ve belge alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde yürütülmesi amacıyla resmi yazışma kurallarını en ince ayrıntısına kadar belirleyen "Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik", Resmi Gazete'nin bugünkü sayısında yayımlanarak, yürürlüğe girdi. Yönetmelik, resmi yazışmalarda, hangi materyalin nasıl kullanılacağı, kağıtların boyutları, yazı tipi ve karakteri, başlık, "T.C." kısaltmasının nasıl yazılacağı, sayı ve kod numarasının nasıl verileceği, tarihin nereye konulacağı, nasıl yazılacağı gibi ayrıntıları en ince detayına kadar tarif ediyor. Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın" kelimesinden sonra ad küçük, soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılacak, metindeki kelime aralarında ve nokta, virgül, soru işareti gibi yazı unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılacak, paragraf başlarına yazı alanının 1.25 cm içerisinden başlanacak, metin içinde veya çizelgelerde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda gruplar arasına nokta (22.465.660), sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise virgül (25,33 -yirmi beş tam yüzde otuz üç) kullanılacak. Yönetmeliğe göre, yazı, Türk Dil Kurumu (TDK) tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile Türkçe Sözlük esas alınarak dil bilgisi kurallarına göre yaşayan Türkçe ile yazılacak. Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmeyecek ve gereksiz tekrardan kaçınılacak. TDK tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu'nda bulunmayan kısaltmaların kullanılmasının zorunlu olduğu durumlarda, kısaltmanın ilk kullanıldığı yerde parantez içinde kısaltmanın açık biçimi gösterilecek. 'Elektronik Belge' ve 'Elektronik İmza' resmi yazışmalarda... Tüm kamu kurum ve kuruluşlarını kapsayan yönetmelikle, "elektronik belge" ve "güvenli elektronik imza" kavramları da resmi yazışmalara girdi. Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile imzalayacak. Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik tedbirleri alacak. Yönetmelik, resmi yazıların gönderiliş ve alınışlarında yapılacak işlemleri de ayrıntılı olarak tarif ediyor. Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda, doğrulama yapıldıktan sonra yazı ilgili birime gönderilecek, bu yazışmalar kurum ve kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılacak. Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve gönderilen belgelerin gizli olması durumunda bunlar bir iletinin ekinde gönderilecek ve iletinin konu kısmına gizlilik derecesi yazılacak. "Çok gizli" gizlilik dereceli yazılarda, dış zarfı açan görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli" ibaresini gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunacak.