Resmi yazışmalara standart
Abone olBilgi ve belge alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde yürütülmesi amacıyla resmi yazışma kurallarını belirleyen belirleyen yeni bir yönetmelik yayımlandı
Bilgi ve belge alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir
biçimde yürütülmesi amacıyla resmi yazışma kurallarını en ince
ayrıntısına kadar belirleyen "Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas
ve Usuller Hakkında Yönetmelik", Resmi Gazete'nin bugünkü sayısında
yayımlanarak, yürürlüğe girdi. Yönetmelik, resmi yazışmalarda,
hangi materyalin nasıl kullanılacağı, kağıtların boyutları, yazı
tipi ve karakteri, başlık, "T.C." kısaltmasının nasıl yazılacağı,
sayı ve kod numarasının nasıl verileceği, tarihin nereye
konulacağı, nasıl yazılacağı gibi ayrıntıları en ince detayına
kadar tarif ediyor. Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın"
kelimesinden sonra ad küçük, soyadı büyük, unvan ise küçük
harflerle yazılacak, metindeki kelime aralarında ve nokta, virgül,
soru işareti gibi yazı unsurlarının arasında bir vuruş boşluk
bırakılacak, paragraf başlarına yazı alanının 1.25 cm içerisinden
başlanacak, metin içinde veya çizelgelerde üçlü gruplara ayrılarak
yazılan büyük sayılarda gruplar arasına nokta (22.465.660),
sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise virgül (25,33
-yirmi beş tam yüzde otuz üç) kullanılacak. Yönetmeliğe göre, yazı,
Türk Dil Kurumu (TDK) tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak dil bilgisi kurallarına göre yaşayan
Türkçe ile yazılacak. Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere
yer verilmeyecek ve gereksiz tekrardan kaçınılacak. TDK tarafından
hazırlanan İmla Kılavuzu'nda bulunmayan kısaltmaların
kullanılmasının zorunlu olduğu durumlarda, kısaltmanın ilk
kullanıldığı yerde parantez içinde kısaltmanın açık biçimi
gösterilecek. 'Elektronik Belge' ve 'Elektronik İmza' resmi
yazışmalarda... Tüm kamu kurum ve kuruluşlarını kapsayan
yönetmelikle, "elektronik belge" ve "güvenli elektronik imza"
kavramları da resmi yazışmalara girdi. Elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, imza yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik
imzası ile imzalayacak. Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun olmayan biçimde
çoğaltılmasını önleyen teknik tedbirleri alacak. Yönetmelik, resmi
yazıların gönderiliş ve alınışlarında yapılacak işlemleri de
ayrıntılı olarak tarif ediyor. Elektronik ortamda yapılan
yazışmalarda, doğrulama yapıldıktan sonra yazı ilgili birime
gönderilecek, bu yazışmalar kurum ve kuruluşların e-posta adresi
üzerinden yapılacak. Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda bunlar bir iletinin
ekinde gönderilecek ve iletinin konu kısmına gizlilik derecesi
yazılacak. "Çok gizli" gizlilik dereceli yazılarda, dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli" ibaresini gördüğünde
zarfı açmadan yetkili makama sunacak.