Ofisinizi yeni yıla hazırlayın

Xerox’un iş analizi uzmanları, 2004 yılında daha hızlı, güvenli ve düşük maliyetlerle çalışmayı sağlayacak 7 önemli noktaya dikkat çekti.

Bilginizin güvenliğini sağlayın. Yeni yıla temiz bir masa ile başlayın. Rengin gücünden yararlanın. Maliyetlerinizi kontrol edin. Ofislerdeki inkjet mürekkepli makine sayısını azaltın. İnternet sitenizi örümcek ağlarından koruyun. Çevreyle dost olun.

Teknoloji şirketi Xerox, ofislerde karmaşa yaratan, iş verimliliğini düşüren ve üretim maliyetlerini artıran noktalara dikkat çekerek, ufak değişikliklerle nasıl daha etkili ve verimli çalışılabileceğinin ipuçlarını açıkladı. Xerox’un iş analizi uzmanları, yayınladıkları yeni yıl mesajında, ofislerin 2004 yılında daha hızlı, güvenli ve düşük maliyetlerle çalışmasını sağlayacak 7 önemli noktaya dikkat çekti.

BİLGİNİN GÜVENLİĞİ

Yeni yılda etkin ve verimli ofis için bilgi güvenliğinin sağlanması, virüs koruma yazılımının en son sürümünün kullanıldığından emin olunması istendi. Çeşitli elektronik ortamlar üzerinde yer alan bilgilerin güvenliğiyle ilgili çözümlerin konu uzmanları ile konuşulması ve uygulanması önerildi.

RENGİN GÜCÜ

Yeni yıla temiz bir masa ile başlanması gerektiği belirtilerek, masanın karışıklığının ortadan kaldırılması, uzun zamandır kullanılmayan eşya ve dokümanların ya geri dönüşüm kutusuna ya da çöpe atılması istendi. Ofislere rengin gücünden yararlanılması önerisinde bulunuldu. Çalışanların daha az zamanda daha çok iş yapması için elektronik ve kağıt ortamlardaki dokümanlarda renk kullanılması gerektiği vurgulanarak, önemli noktaları renklendirilerek hazırlanan dokümanların daha hızlı incelendiği, dikkat edilmesi gereken hususların da kolayca ön plana çıkarıldığı belirtildi.

MALİYETLERİ KONTROLÜ

Etkin ve verimli bir ofis için maliyetlerin kontrol edilmesi, iş ve ofisin büyüklüğüne uygun ofis teknolojilerinin kullanılması bir diğer öneriyi teşkil etti. Xerox’un mesajında, “Ofis içinde farklı farklı markaların ürünlerini kullanmayın yoksa bu size ayrı ayrı sarf malzemesi, teknik destek ve servis maliyeti olarak geri dönecektir” denildi.

Ofislerdeki inkjet mürekkepli makine sayısının azaltılması, bu ürünlerin, ilk alım maliyetinin düşük ama kullanım maliyetlerinin son derece yüksek olması nedeniyle ofislerde kullanım maliyetleri düşük, servis ihtiyaçları az olan ileri teknoloji lazer ve katı mürekkep kullanan makinelerin tercih edilmesi gerektiği belirtildi.

ÇEVREYLE DOST BİR OFİS

Internet sitesinin örümcek ağlarından korunması, sitede yer alan bilgilerin çok sık güncellenmesi de ofislere öneriler arasında yer aldı. Yeni yılda etkin ve verimli bir ofis için “Yeşil düşünün” önerisi ise, finansal olarak iyi olmaya çalışıldığı kadar çevreyle de dost bir ofis olunmasının önemine dikkat çekiyor. Ofis içinde gereksiz kağıt, enerji, su ve deterjan kullanımına dikkat edilmesi, mümkün olduğunca çift taraflı baskı kullanılması, çalışmayan makinelerin enerji tasarruf moduna alınması veya kapatılması, yüksek enerjili ışıkların kullanılmaması ve çalışmayan alanların aydınlatılmaması istendi.