E-posta yazmanın kuralları!
Abone olE-posta nasıl yazılır, nelere dikkat edilmesi gerekiyor? İşte ayrıntılar..
Mektupların anılarda kaldığı, postacıların adreslere sadece
fatura teslim ettiği günümüzde, iletişimin en hızlı ve yaygın
yollarından biri de e-mail, yani elektronik posta. Ancak,
elektronik posta yoluyla mesaj göndermenin de bir adabı
bulunmaktadır. İşte, e-mail yazarken uyulması gereken kurallar.
İnternete bağlı tüm bilgisayarlar, aynı işletim sistemlerini
kullanmadıkları için Türkçe karakterleri okuyamayabilir. Bu nedenle
elektronik posta yazarken mümkün mertebe Türkçe karakterler
(ç,Ç,s,S,ğ,Ğ,i,İ,ö,Ö,ü,Ü) kullanmayın. Mesaj gönderdiğiniz kişinin
elektronik posta programının ve bilgisayar sisteminin Türkçe
karakterleri görüntüleyebileceğinden yüzde 100 eminseniz sorun yok.
Fakat özellikle yurtdışına gönderilen mesajlarda bu kurala
titizlikle uymak gerekiyor. Bunun dışında e-mail yazarken uyulması
gereken kurallar şu şekilde:
"- Mesajlarınızı imla kurallarına uygun yazın.
- Mesajlarınızın tamamını büyük harflerle yazmayın. Büyük harf,
bağırmak, kükremek, parlamak anlamına geliyor.
- Mesajlarınızda gerçek isim ve elektronik posta adresinizi
kullanın.
- Elektronik postanızı nereye gönderdiğinize dikkat edin. Bunun
için mesaj göndereceğiniz kişinin elektronik posta adresini mesajı
göndermeden önce mutlaka kontrol edin. Özellikle de, arkadaşınıza
göndereceğiniz mesajı yanlışlıkla bir listeye göndermemeye özen
gösterin. Aynı listeye üye bir arkadaşınızın mesajını alınca, ona
"özel" yazdığınız bir mesajı yanlışlıkla listeye gönderebilirsiniz.
Listelere gönderilen "özel mesajlar"ın liste üyelerince pek hoş
karşılanmayacağını unutmayın.
- Subject, yani konu kısmı boş mesaj göndermeyin. Bu alana
yazacaklarınız, mesajınızın içeriğine uygun anahtar kelimeler ve
kısa bir tanım olabilir.
- Elektronik posta programınız, yazı karakteri, renk seçeneği,
mesaj içinde animasyonlar, resimler, ses ve benzeri bazı formatlama
seçenekleri sunabilir. Ancak karşı tarafın elektronik posta
programı bunları desteklemeyebilir. Dolayısıyla, karşı tarafın
elektronik posta programının bu tip formatları desteklediğinden
emin olmadan özel formatlı mesajlar göndermeyin.
"SORULARINIZA HEMEN CEVAP BEKLEMEYİN"
- Gelen mesajlara yanıt yazarken, orijinal mesajdan gerektiği
kadarını cevabınıza ekleyin. Yanıtınızı gelen mesajın ilgili
yerlerinin hemen altına yazarsanız, içeriğin dışına çıkmamış
olursunuz. Günümüzde kullanılan hemen hemen tüm elektronik posta
programları, cevaplarda orijinal mesajı da gönderilecek mesajın
sonuna otomatik olarak getiriyor.
- Birine, bir gruba veya listeye bir konu hakkında soru
sorduğunuzda, "lütfen" demeyi unutmayın. Sizin için biri cevap
yazmış, probleminizle ilgilenip çare üretmeye çalışmışsa, bir mesaj
ile ilgili kişiye "teşekkür ederim" demeyi ihmal etmeyin.
- Sorularınıza hemen cevap beklemeyin. Elektronik posta
gönderdikten dakikalar sonra hala bir cevap almadıysanız, kimsenin
sizi önemsemediğini düşünmeyin.
- Eğer elektronik posta ile bir soru soracaksanız, sorunuzu sade
bir dille ve net bir ifadeyle yöneltin.
- Hiçbir zaman elektronik postanızın sadece siz ve gönderdiğiniz
kişi tarafından okunacağını zannetmeyin. Bu nedenle, söz gelişi
telefonda söyleyemeyeceğiniz şeyleri elektronik posta ile de ifade
etmeyin.
- Özellikle listelere, tartışma gruplarına, o anki kızgınlığınızla
çabucak yazdığınız yanıtlar göndermeyin. Bu tip elektronik
postaların, çoğunlukla gönderildikten hemen sonra çok ters
tepkilere yol açtığını en öfkeli anınızda bile hatırınızdan
çıkarmayın.
- Her gün düzenli olarak, mesaj gelip gelmediğini kontrol edin ve
postalarınızı, limitinizi aşacak kadar sistemde tutmayın. Gereksiz
mesajları posta kutunuzdan hemen silin.
- Elektronik postanızı uzun süre okuyamayacağınız durumlarda, üye
olduğunuz listelerden geçici olarak kaydınızı sildirin. Aksi
takdirde, gelen çok sayıda mesaj posta kutunuzu dolduracaktır.
- Mesajlarınızda kredi kartı numarası, şifre gibi özel
bilgilerinizi yazarken dikkatli olun. Unutmayın ki elektronik posta
hala çok güvenli değil.
- Güvenliğiniz için şifrenizi kimseye vermeyin ve zaman zaman
değiştirin.
- Aldığınız elektronik postalarla beraber gelen attachment'leri
açarken çok ama çok dikkatli olun. Unutmayın ki virüsler en çok bu
şekilde bulaşıyor. Siz de başkalarına dosya göndermeden önce
mutlaka virüs taramasından geçirin."