DERGİ - Açık ofis çalışanları nasıl etkiliyor?

Modern IT Innovation Group lideri Pankaj Arora ve ekibi açık ofis fikrini tartışmış, ama kendi küçük ofislerinde daha verimli olduklarına karar vermişti. Gerektiğinde kapılarını açıp sandalyelerini koridora çekerek birbirlerine danışma olanağı buluyorlardı.

“Önemli olan, ortak çalışmalar için birbirine yakın olacak şekilde kapalı bir yerde oturup yoğunlaşmak. Biz duvarları iletişime engel olarak değil, gürültüyü önleyici olarak görüyoruz,” diyor Arora.

Bugün birçok işçi Arora gibi mahremiyet ve yoğunlaşmayı sağlayacak bir sığınak arıyor. Yeniliklere büyük önem veren Microsoft gibi teknoloji şirketleri başta olmak üzere işyerlerinde işbirliği hayati önem taşıyor; fakat fazlasıyla iç içe olmak da verimliliği ve yaratıcılığı olumsuz etkileyebiliyor.

Çalışma arkadaşlarıyla aralarında fiziksel bir bariyer olmaksızın kalabalık masalarda oturmalarını gerektiren modern ofisin gürültü patırtısı çoğu kişiyi rahatsız ediyor. Bu durum açık ofisin ters tepmesi olarak adlandırılabilir; ama masraflarını azaltacak şekilde açık ofise yatırım yapmış işyerlerinin geri adım atması da zor biraz.

Fazla açık

ABD’de çalışanların üçte ikisinden fazlası işyerlerindeki gürültüden şikayetçi. Gensler adlı bir tasarım şirketinin 2013’te yaptığı bir ankete göre, bunların yüzde 53’ü, kendileri işlerine yoğunlaşmaya çalışırken başkaları tarafından rahatsız edildiklerini belirtiyor.

Üstelik ankete göre, çalışanlar beş yıl öncesine kıyasla daha fazla yoğunlaşmayı, ama daha az işbirliğini gerektiren işler yapıyordu.

Gensler’in araştırması, işyerlerinde performansın 2008’den bu yana yüzde 6 düşüş gösterdiğini ortaya koyuyordu. Bunun en büyük nedeni ise işe yoğunlaşamamaktı.

Uzlaşı mümkün mü?

Gürültü sorununun çözümü, iş arkadaşlarıyla etkileşim ihtiyacı ile düşünme ve yoğunlaşma ya da özel bir telefon görüşmesi için sessiz ortam ihtiyacını dengeleyecek şekilde işyerlerini planlamaktan geçiyor. Bazı işverenler bu maksatla işyeri tasarım planlarına daha fazla sayıda küçük odalar yerleştirmeye başladı bile.

Bu odalar telefon seslerinden ya da gürültülü iş arkadaşlarından kaçmak isteyenlere sığınak oluyor. Ancak bir-iki kişinin sığacağı büyüklükte olan odalara bir masa ve sandalye de konabiliyor.

Microsoft’ta bazı işçiler “mahalle” olarak adlandırılan ve açık planın yanı sıra toplantılar, öze telefon görüşmeleri ve bireysel çalışmalar için çeşitli odaları içeren bölgelerde çalışıyor. Bu mahalleler dikkat dağıtan görsel etkenleri minimum kılmak için trafiğin yoğun olduğu koridorlardan uzak yerlere kurulu ve sadece bir ekibi konuk ediyor.

Microsoft’un global işyeri stratejisti Martha Clarkson bu konuda şunları söylüyor: “Dünyada bütün dikkatler işbirliği kavramı üzerinde yoğunlaşıp insanlar hep birlikte büyük bir odaya tıkılıyor; fakat bundan daha düşünceli olmanız gerekir. Oysa mahremiyet sağlamadan insanları ortak bir yere toplamak işe yaramaz. Düşünmek için insanların yoğunlaşma odası, salon, avlu ya da açık hava yürüyüş yerleri gibi alternatif alanlara ihtiyacı vardır.”

İşyeri tasarım uzmanları, bazı özel odaların rezervasyonla kullanılması, bazılarının ise kim önce gelirse o kullansın anlayışıyla ele alınmasını öneriyor.

Türkiye’de yüzde 32

Steelcase adlı işyeri mobilyaları tasarım şirketinin bu yıl 14 ülkede yaptığı bir araştırmada, çalışanların sadece yarısı işyerlerinde özel odaların bulunduğunu söylüyordu. Ülkelere göre bu oranlar şöyleydi: Hindistan %71, Çin %70, ABD %68, Kanada %65, İngiltere ve Hollanda %64, Fransa, Almanya ve Belçika %45, Rusya % 39 ve Türkiye %32.

Bazı işyerlerinde ise açık ofis uygulaması bir adım daha ileri götürülerek ‘serbest adres’ denen iş alanları oluşturuluyor. Burada çalışanların belli bir masaları bulunmuyor, herkes istediği yere oturuyor. Daha fazla karmaşa yaratacağı farz edilse de bu uygulama ile insanlar hiç değilse sürekli gevezelik yapan birinin yanında her gün oturmak zorunda kalmıyor.

Fakat Finlandiya’da yapılan bir araştırmada, 1980’lerde ve 90’larda doğan kuşağın açık ofiste çalışmaya karşı olmadığını ortaya koydu. Açık ofisin dezavantajları konusunda hemfikir olan bu kuşak, sosyalleşme, ekip halinde çalışma, yardımlaşma gibi avantajların daha çok öne çıktığını düşünüyor.

Ancak Microsoft’ta çalışan Arora ve genç ekibi kendi özel ofislerini korumaya devam ediyor. “Bazıları için açık ofis işe yarıyor olabilir, ama biz yoğunlaşma isteyen ya da konferans bağlantısı gerektiren durumlar için oldukça sınırlayıcı olduğunu düşünüyoruz,” diyor. “Aslında biz her iki uygulamanın da iyi yönlerini alıyoruz; özel ofislerimizde yoğunlaşabiliyor, koridorda birbirimizle irtibat kuruyoruz.”

Bu makalenin aslını ’da okuyabilirsiniz.

Dergideki diğer makalelere .